DSGVO ready mit Ihrer Mitarbeiter App

Jetzt ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Schon lange hält uns dieses Thema in Atem. GDPR und die deutsche Anwendung DSGVO haben zur Aufgabe, dass Menschen selbst über Ihre personenbezogenen Daten bestimmen können.  

Unternehmen in der Pflicht 

Durch die Digitalisierung, die Ausbreitung des Internets und den sorglosen Umgang mit Social Media in den letzten Jahren, bestand die Notwendigkeit die datenverarbeitenden Unternehmen in die Pflicht zu nehmen. Und genau das macht die DSGVO auch. Die beiden wichtigsten Änderungen für Unternehmen sind die Höhe der Bußgelder für Verstöße von bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4% des Konzernumsatzes und die Beweislast-Umkehr. Früher musste ein Datenschutz-Vergehen vom Betroffenen nachgewiesen werden. Jetzt jedoch müssen Unternehmen nachweisen, dass sie im Umgang mit personenbezogenen Daten alle Pflichten erfüllt haben. Das stellt große Anforderungen an interne Prozesse und Prozesse mit Lieferanten, wie z.B. mit Sitrion im Rahmen eines Mitarbeiter App-Projektes. 

Neue Rechte für EU-Bürger sind große Herausforderung

Unternehmen stehen noch vor einer weiteren großen Herausforderung. Grundsätzlich räumt die DSVO den betroffenen Personen viele Rechte ein, darunter Informationsrechte, Recht auf Korrekturen und das Recht auf Löschung. Daten müssen auf rechtmäßige und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden und dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden. Die Daten müssen dem Zweck angemessen sein und auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt werden. Das bedeutet hohe Anforderungen an die IT-Systemlandschaft, um wirklich alle Daten dem Recht entsprechend zu verwalten. 

 
Wie hilft Sitrion Ihnen eine DSGVO konforme Mitarbeiter App zu gewährleisten? 

Sitrion hat frühzeitig angefangen sowohl die wichtigen organisatorischen Maßnahmen zu treffen als auch die Mitarbeiter App Sitrion ONE an den DSGVO-Kriterien auszurichten.

 

Organisatorische Maßnahmen 

Sitrion hat schon vor Jahren einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der Ihnen in allen Fragen zur Seite steht. Jedem Kunden und jeden Interessenten wird ausführlich schriftlich und in Web-Sessions dargelegt, wie Sitrion den Datenschutz einhält. Darüber hinaus wird mit jedem Kunden ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit entsprechenden Nachweisen der technisch-organisatorischen Maßnahmen und einem Audit-Report abgeschlossen. Alle mit Kundenaufgaben, Produktentwicklung und -anpassung betrauten Personen sind speziell für das Thema Datenschutz sensibilisiert und alle Tätigkeiten werden immer mit Blick auf Datenminimierung und Datenschutz by Design durch geführt. Diese und alle Maßnahmen zur Datensicherheit werden jährlich im Rahmen des global anerkannten SOC2 Standards zertifiziert. Der SOC2 Report wird allen Kunden jährlich zur Verfügung gestellt. 

Produkt-Features speziell für DSGVO 
Viele neue Features sind im letzten halben Jahr hinzugekommen und es sind noch eine Reihe weitere Features geplant. Für die Nutzung der Mitarbeiter App sind lediglich Vorname und Nachname sowie eine E-Mail-Adresse notwendig. Die E-Mail-Adresse kann sogar eine nicht-personenbezogenen Kunst-Email sein. Mehr Daten sind nicht notwendig um die Plattform zu nutzen (Datensparsamkeit). Darüber hinaus sind das Recht auf Vergessen (Löschung), das Recht auf Auskunft und das Recht auf Aufklärung bereits umgesetzt worden. Jeder Nutzer bestätigt vor der ersten Nutzung die Einwilligungserklärung, welche die erhobenen Daten und deren Verwendung beschreibt. Widerruft ein Nutzer die Einwilligung oder wünscht er eine Auskunft über alle gespeicherten Daten, so werden diese auf Knopfdruck gelöscht bzw. zugestellt. Des weiteren gibt es in der Mitarbeiter App-Plattform den Privacy Protection Mode, der standardmäßig eingeschaltet ist. Hiermit werden zahlreiche Daten verborgen bzw. anonymisiert, jegliche Profiling-Aktivitäten unterbunden und Einstellungen für sparsame Auswertungen gesetzt.

 
Weitere Vorteile bei der Nutzung der Sitrion ONE Mitarbeiter App

DSGVO konformer WhatsApp-Ersatz 
Die Nutzung von WhatsApp ist ein großes Datenschutz-Risiko. WhatsApp greift automatisch auf das Telefonbuch eines (Dienst-)Handys zu und stellt somit eine potentiell meldepflichtige Datenpanne dar. Aber auch Inhalte von Chats enthalten oft personenbezogene oder sicherheitsrelevante Daten, die eine Datenpanne erzeugen. Mit der Chat-Funktion von Sitrion ONE bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen sicheren, DSGVO-konformen WhatsApp-Ersatz. 

 

Sicherer Zugriff auf HR-Daten mit höchster DSGVO-Sicherheitsstufe 
Zahlreiche HR-Prozesse wie das Urlaubskonto, Arbeitszeiten oder die Stammdatenpflege sind heute noch papierbasiert, weil der sichere digitale Zugriff solch hoch schützenswerter Daten für alle Mitarbeiter sehr komplex ist. Sitrion ONE bietet den DSGVO-konformen, sicheren Zugriff sowie die Änderung von HR-Daten und Prozessen. Diese sensiblen Daten werden nicht auf dem Telefon gespeichert, sie werden den Nutzern nur zum Abfragezeitpunkt angezeigt und sind somit DSGVO-konform.

 

Bestätigung der DSGVO-Datenschutz-Belehrungen über die Mitarbeiter-App  
Unternehmen sind jetzt verstärkt in der Pflicht Mitarbeiter im Rahmen der Umsetzung der DSGVO besser zu schulen und regelmäßig zu belehren. Mit der Sitrion ONE Mitarbeiter App erreichen Sie alle Mitarbeiter, schicken Belehrungen inklusive der Möglichkeit den Empfang direkt und mit einem Klick von Ihren Mitarbeitern bestätigen zu lassen. So erfüllen Sie Ihre DSGVO-Pflicht äußerst effizient. 

 
Erfahren Sie mehr über unsere DSGVO ready Mitarbeiter App

Gerne stellen wir Ihnen Ihre neue Mitarbeiter-App in einem persönlichen Termin vor oder Sie probieren die App kostenlos und unverbindlich auf Ihrem Telefon aus
  
Für alle Rückfragen zu DSGVO, Datenschutz und den Möglichkeiten mit Sitrion ONE stehe ich Ihnen in meiner Funktion als Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung. Sie erreichen mich unter markus.vonaschoff@sitrion.com.

Markus von Aschoff, VP Portfolio Management

Markus ist bei Sitrion global verantwortlich für das Produkt-Marketing, das Produkt-Portfolio sowie die Produkt-Strategie. Eine seiner Hauptaufgaben ist die Übersetzung von Kundenwünschen und Markter-fordernissen in neue Produkt-Features. Seit mehr als 15 Jahren positioniert er erfolgreich Produkte und Lösungen weltweit. Vor Sitrion war er in globalen Technologie-Unternehmen wie IBM, Daimler und OpenText tätig und hat die Strategieberatung ifridge in Oldenburg/New York mitgegründet, um als "Unternehmerhelfer" junge Technologie-firmen bei ihrer Wachstumsstrategie zu unterstützen. Auch privat hilft er jungen Menschen ihre Energien richtig einzusetzen. Markus baute zwei Martial Arts Schulen auf und trainierte mehr als 500 Schüler.

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