Neue Arbeitswelten erfordern neue technologische Lösungen

Deskless heißt nicht disconnected

Wie können Unternehmen die Herausforderung meistern, ihre Belegschaft zu informieren und ihnen wichtige Funktionen eines Intranets zur Verfügung zu stellen, wenngleich die Arbeitsrealität der Menschen „deskless“ ist? Dieser Blogbeitrag beleuchtet die wesentlichen Learnings zu diesem Thema.

Was tun, wenn das klassische Intranet als Lösung ausscheidet, weil die Mitarbeiter mobil, dezentral und eben ohne die klassische Bildschirmarbeit unterwegs sind? Genau zu diesem Thema habe ich kürzlich ein Webinar geleitet, das auf reges Interesse gestoßen ist. Der Titel lautete: „Deskless heißt nicht disconnected“. 

Es ging darum, den Webinar-Teilnehmern näher zu bringen, wie man die Erreichbarkeit und Integration aller Mitarbeiter erfolgreich realisieren kann.Und das überall dort, wo nicht – oder nicht mehr – klassisch am Rechner gearbeitet wird. 
Die Einsatzgebiete sind vielseitig: Man denke nur an Krankenhäuser, in denen Mitarbeiter im Schichtdienst arbeiten, auf der Station unterwegs sind oder im Einsatz mit dem Krankenwagen durch die Region fahren.

Ein Intranet stößt hier nicht nur an seine Grenzen, sondern ignoriert die tatsächlichen, individuellen Möglichkeiten des Einzelnen, sich über dieses System zu informieren. Die Folgen sind fatal: Fehlende Infos sind nicht nur für die Arbeitserfüllung kritisch, sondern bedingen eine schlechte Integration der Mitarbeiter im Unternehmen.
Ob also Krankenhaus, Vertriebsorganisationen, Dienstleistungs- oder Industriesektor: Das Thema „Deskless heißt nicht disconnected“ sprach bei unserem Webinar sehr viele Leute unterschiedlichster Branchen an.

Daher habe ich mich entschlossen hier für alle, die nicht teilnehmen konnten, die Aufzeichnung des Webinars kostenfrei zur Verfügung zu stellen.

Die Arbeitswelt verändert sich - neue Lösungen sind gefragt

Die Nutzung mobiler Endgeräte definiert unser Arbeiten völlig neu. So gibt es nicht nur im Privaten, sondern auch im beruflichen Kontext eine erhebliche Verschiebung der Nutzungssituation – weg vom PC, hin zur App. Dieses Phänomen trifft nicht nur in der Freizeit zu, sondern auch am Arbeitsplatz. Genau gesagt: Der Verschiebung im Business-Kontext geht ein verändertes Kommunikationsverhalten von uns Menschen im privaten Bereich voran. Wir fahren nicht mehr umständlich den Rechner hoch, sondern recherchieren am Smartphone, wie das Wetter wird. Wir schauen nicht mehr am stationären PC, sondern überprüfen Kontodaten oder Informationen über Zahlungseingänge am Smartphone. Und – sorry – für die Urlaubsreise gehen wir nicht mehr ins Reisebüro. Stattdessen liefern uns schlaue Dienstleister günstige Angebote, die zu unserem Geschmack passen, direkt aufs Handydisplay. Vom Kontostand bis zur Wettervorhersage – was kann man eigentlich noch nicht mobil bekommen?

Büroarbeit von 8 bis 17 Uhr? Das war einmal. Bitte umdenken!

Haben wir die diversen Apps als praktische Alltagsbegleiter im privaten Umfeld längst akzeptiert und lieben gelernt, so dominiert doch im geschäftlichen Bereich noch die Vorstellung der klassischen Büroarbeit am PC. Es wird Zeit zum Umdenken – auch wenn es erst mal ungemütlich ist. Büro, von 8 bis 17 Uhr, hierarchische Organisation, Zeiterfassung mit der „Stechuhr“ – das alles will zunehmend komplett neu gedacht werden. Denn in vielen Bereichen ist das Arbeiten schon heute ein ganz anderes. Das haben auch die Daten- und Marktforschungsexperten von Forrester Research in einer Studie untersucht. Sie identifizieren einen signifikanten Sinneswandel von der stationären hin zur mobilen Nutzung. In einem kürzlich erschienenen Bericht mit dem englischen Titel „The Future of Mobile Experience Development“ stellten die Experten von Forrester Research eine wachsende Relevanz von Mobile fest. Das Ergebnis einer Untersuchung: „72% der von Forrester im Jahr 2016 befragten Mitarbeiter nutzen Smartphones für die Arbeit.“
Die Fakten: Mit geschätzt 3,4 Milliarden Smartphones weltweit – und diese Zahlen aus 2016 dürften sich ja mittlerweile noch drastisch erhöht haben – hat sich der Wandel hin zum mobilen Gerät atemberaubend verbreitet. Dies hat vermutlich noch stärkere Auswirkungen auf unseren Alltag als die sogenannte „Internet-Revolution“ in den 2000er Jahren. 


Nicht nur die nächste Generation wird mobil unterwegs sein, auch wir als aktuelle Generation sowie Oma & Opa fahren schon auf dem Zug mit. Unterschätzen Sie nicht die Vertrautheit Ihrer älteren Mitarbeitern mit dem Smartphone.


Das bedeutet, dass sich das Informationsverhalten nicht nur privat, sondern auch im Job noch stärker auf mobile Endgeräte fokussiert. Nachrichten, Infos und Konsum finden eben immer mehr digital mobil statt. Als Unternehmen dürfen wir auch hier den Medienbruch nicht unbeachtet lassen. 
Doch wie sind Organisationsstrukturen und Informationssysteme der internen Kommunikation heute darauf eingestellt?

Nicht genug – daher gibt es für Sitrion jede Menge zu tun, denn bei dieser grundlegenden Transformation ist Sitrion der erfahrene Partner an Ihrer Seite.

 
Die Chancen: Grenzen überwinden und interne Kommunikation verbessern

Es ist an der Zeit, die mobile Nutzung endlich als echte Option bei der Arbeitsgestaltung zu sehen. Das Ziel muss ein produktives Arbeiten sein.
Doch was ist das genau? In dezentralen Organisationen gibt es unserer Erfahrung nach zwei Faktoren, die erheblich auf den Grad der Produktivität einwirken:

  • Die Leistungsbereitschaft des Einzelnen, auch bekannt unter dem Begriff „Engagement“. Aber: von nichts kommt nichts!
  • Die tatsächliche Fähigkeit zur Leistung, also der Arbeitserfüllung. Hier ist im entschiedenen Maße auch der Arbeitgeber in einer Bringschuld.
Was folgt daraus für die interne Kommunikation?

Es genügt nicht, dass wir mit geeigneter Personalauswahl, Schulung von Mitarbeitern und Motivationsevents das Engagement – die Leistungsbereitschaft – der Mitarbeiter sicherstellen und auf konstant hohem Niveau halten.
Denn echte, produktive Arbeit entsteht nur dann, wenn auch die Leistungsbefähigung gegeben ist. 
Dafür ist entscheidend, dass ich mit meinen Mitarbeitern über die passenden Kanäle kommuniziere und Informationen wie Briefings, Daten, Nachrichtenzugänge und allgemeine HR-Informationen so zur Verfügung stelle, dass der Einzelne sie nutzen kann.

Wir sehen heute, dass der steigende Einsatz digitaler Devices sich vor allem auf Smartphones konzentriert. Dies gibt eine klare Richtung vor, was die Menschen heute und in Zukunft wollen – wenn sie die Wahl haben. Des Weiteren stellen wir fest, dass Smartphones bei der Arbeit fast ebenso verbreitet sind wie Desktop- und Laptop-Computer. 
Aber sind die Unternehmen hier zukunftsfit? Prüfen Sie es kritisch für Ihre Organisation!

Modernisierte Systeme orientieren sich am Bedarf des Nutzers
Wollen wir unsere Business-Systeme modernisieren, so müssen wir uns am Bedarf der Endverbraucher orientieren.
Oder – um es mit dem von mir geschätzten Medienmanager Helmut Thoma zu sagen: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler.“
Bei der Entwicklung moderner Tools der internen Kommunikation richten wir uns daher nach dem Best Practice aus Nutzersicht.

Der Nutzer ist es gewohnt, jederzeit genau die personalisierten und relevanten Informationen zu erhalten, die er in seiner Situation gerade benötigt. 
Ein gutes Beispiel für diese Umstellung auf eine serviceorientierte Welt sind Google Now, personalisierte Facebook-Anzeigen und sogar die bevorstehenden AI-Assistenten. 

Oder: Denken Sie daran, wie schlau Netflix erkennt, welche Serie Ihnen gefallen könnte. Das System lernt und denkt mit – das für mich passende wird zur richtigen Zeit über das passende Device geliefert.

Doch in der Arbeitswelt sind solche Logiken weitgehend Fehlanzeige – bisher! Deshalb liegt unser Fokus mit Sitrion ONE ganz auf mobilen Endgeräten. 
Die relevanten Informationen kommen direkt im Arbeitsumfeld auf das Smartphone, das System integriert alle Anwendungen und Tools vor Ort sowie in der Cloud.

Keine E-Mail ... kein Problem?
Auch wenn Teile der Belegschaft im Unternehmen keinen zentral verwalteten Systemzugang („Active Directory“, AD) oder E-Mail-Adresse haben, können diese User die Sitrion ONE Mitarbeiter App erfolgreich nutzen.
Dafür bieten wir sichere Zugangsoptionen für AD- und Nicht-AD-Benutzer. Diese sind mit Technologien wie Microsoft ADFS, Azure AD und der Authentifizierung mit Telefonnummer / SMS-Pin im Stil von WhatsApp ausgestattet und abgesichert.

 
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Markus Dopp, Vice President Mobile Solutions

Als Mitgründer von Sitrion verantwortet Markus die Strategie und den Vertrieb der Sitrion ONE Mitarbeiter-App für den gesamten deutschsprachigen Markt. Vor Sitrion hat Markus bei führenden Content Management und SAP HCM Unternehmen Erfahrungen gesammelt, wo sein Einsatz und seine Führungsstärke maßgeblich zum Unternehmenswachstum beitrugen. Im Produkt-Management wie auch im Vertrieb, Markus inspiriert unsere Kunden mit seiner Vision über die Zukunft der Arbeit durch Vereinfachung komplexer Prozesse mit herausragender, intuitiver User Experience.

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