Intranet: Relaunchen oder mobile Lösung?

Das richtige Kommunikations-Tool zur richtige Zeit

Unsere Arbeitswelt verändert sich: Stechuhr, klassisches Arbeiten von 8 bis 17 Uhr und das starre Arbeiten im Büro gehören der Vergangenheit an. Was bedeutet das für die Zukunft des Intranets?
Oder gehört es womöglich in Gänze der Vergangenheit an? Darum geht es in diesem Blogbeitrag!
 

An dieser Stelle möchte ich mich eingangs schon einmal herzlich bedanken für die vielen Rückmeldungen auf unsere beiden letzten Blogbeiträge zum Thema CEB Internal Communications Awards und „Neue Arbeitswelten erfordern neue technologische Lösungen“.
Das gute Feedback auf die Artikel und die spezifischen Fragen zur Umsetzung moderner Tools der internen Kommunikation helfen uns dabei, die kommenden Beiträge noch besser auf die Leser auszurichten. In diesem Sinne nochmal eines unserer Lieblingszitate: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken, und nicht dem Angler“. 
Daher will ich heute etwas auf die Frage eingehen, wie ein Intranet der Zukunft aussehen muss – oder was „the next level of Intranet“ sein kann.

Zu Beginn möchte ich gleiche eine – vielleicht ketzerische Frage stellen: 


„Brauchen wir überhaupt ein Intranet?“

Die kurze Antwort ist: Nein! 
Daher: Sorry, in diesem Beitrag gibt es keine Top10 der besten Intranet-Tipps. Denn ich bin der festen Überzeugung: Ein Intranet kann man sich einfach schenken. Und das will ich gerne begründen. Los geht’s!

Die Idee eines Intranets klang mal toll, das war allerdings vor 15 bis 20 Jahren, damals noch in einer Welt, die durch Desktop-Arbeit bestimmt war. Die Arbeitnehmer in den sogenannten „Nuller-Jahren“ hatten warmlaufende Rechner unter dem Schreibtisch stehen, die groß wie Trolleys waren. 
Auf dem Schreibtisch standen Bildschirme, die an Röhrenfernseher erinnerten. Vergessen - kleine Zeitreise gefällig?
Erinnern wir uns zurück ins Jahr 2000: Das Intranet stand damals für alles, was Mitarbeiter X an einem Ort brauchte. Webdesignagenturen überboten sich in der Kreation von Intranet-Lösungen mit immer mehr 

Funktionen und immer schickerem Design. Alles gut und schön, aber, hey, das waren eben die Nuller Jahre. Damals gab es eine klare Vision vom Intranet: Es sollte ein Portal für den Arbeitsalltag sein. Von der Zeiterfassung bis zum Download von Gebrauchsanweisungen für die Telefonanlage sollte hier zentral alles liegen, was der Arbeitnehmer braucht. Aber genau wie klassische Web-Portale mittlerweile fehlgeschlagen beziehungsweise überholt sind (Stichwort: Yahoo), so ist das Konzept eines zentralen Intranets – gescheitert! Oder netter gesagt: Überholt.

Brauchen wir also ein Intranet? Die kurze Antwort: Nein. 

Der wesentliche Faktor ist ganz einfach, dass herkömmliche Intranet-Lösungen aus heutiger Sicht eher für den Arbeitgeber optimiert sind, nicht aber für den Arbeitnehmer. Mehr noch: HR-Portale oder Intranet-Seiten helfen meist niemandem außer demjenigen, der diese Lösungen anbietet.
Ein Intranet jedoch, das den Angestellten nicht optimal unterstützt und zu persönlicher Produktivität und guter Organisation befähigt, ist aus Usersicht überflüssig und manchmal sogar hinderlich. Die Konsequenz: Mitarbeiter schaffen eigene Strukturen. Wenn ein Mitarbeiter oft unterwegs ist und umständlich auf das Intranet zugreifen muss, dann wird er eine Lösung à la Dropbox finden – IT-Sicherheit ade! Wenn die Beantragung eines Urlaubs offiziell nur über ein sperriges Webtool möglich ist, dann werden die Kollegen vermutlich das Thema Urlaubsplanung lange vor sich her schieben – und sind doppelt genervt, wenn sie Resturlaub abbauen sollen.
Und nicht zuletzt sind überholte Intranets, die 10, 15 Jahre Geschichte mit sich herum tragen ein Effizienzkiller.

Bedenken Sie: Niemand in Ihrem Unternehmen wird bezahlt um bestimmte Online-Places zu besuchen. Arbeit ist Kreativität, Verantwortung, Interaktion und Zusammenarbeit. Ist Ihr Intranet darauf eingestellt?

Ein Freund sagte einmal treffend: „Es geht darum, dass man seinen Scheiss erledigt kriegt“. Also sollten wir Tools implementieren, die unsere Mitarbeiter dabei optimal unterstützen!

Ein Relaunch für das Intranet? Rennen Sie weg, so schnell es geht!

Wenn Sie beauftragt sind, das bestehende Intranet in Ihrem Unternehmen zu relaunchen: Laufen Sie weg, so schnell Sie können! Bei einem solchen Projekt wird man kein Land gewinnen und wird schlichtweg untergehen in einer Vielzahl von Anforderungen, Wünschen, Befindlichkeiten und „Politics“.
Denn der Relaunch eines Intranets sieht in der Praxis so aus: Sie kämpfen den politischen Kampf um Investitionen mit Dutzenden von anderen Teams oder Bewerbern, koordinieren Stakeholder von der Buchhaltung bis zum Datenschutzbeauftragten und haben am Ende eine Lösung, die bei kritischer Würdigung wohl kaum die Investition rechtfertigt.

 

Seien wir also ehrlich: Das Intranet ist tot – genau wie der Desktop-PC tot ist. Wie aber können wir unseren Mitarbeitern in einer modernen, persönlichen Weise durch interne Kommunikation einen echten Mehrwert bieten?
Um das zu erreichen möchte ich gerne zwei Best Practice Fälle vorstellen. Diese veranschaulichen, warum die „alte“ Lösung gescheitert war und welches die Erfolgsfaktoren sind für eine gelungene interne Kommunikation – unterstützt durch die passende technische Lösung!

Interne Kommunikation von der Stange? Zeit umzudenken!

Der Kern einer erfolgreichen internen Kommunikation ist es, die Menschen im Unternehmen zu erreichen. Und die Menschen haben sich weitgehend für die mobile Kommunikation entschieden. Die Verbreitung des Smartphones ist nahezu lückenlos. Schon heute verbringen Smartphone-Nutzer rund 3 Stunden täglich an ihrem mobilen Gerät. Im Business-Kontext heißt das: Wer geht noch ohne Handy ins Meeting?
In Prozenten ausgedrückt ergibt sich folgendes Bild: Atemberaubende 66 Prozent aller Nutzer verwenden ausschließlich das mobile Endgerät als Device.
Doch was bedeutet das für die interne Kommunikation in Unternehmen?  Es ist Zeit, zum Umdenken!
Zweidrittel der Mitarbeiter wollen Ihr neu gestaltetes Intranet schlichtweg nicht. Denn – mal vorausgesetzt, dass sie im Job nicht komplett anders ticken als im Privatleben – wollen sie alles auf ihrem mobilen Gerät.
Schaut man sich die Situation detaillierter an, dann wird man feststellen, dass die Mitarbeiter verschiedene kurze Zeitpunkte über den Tag hinweg nutzen, um sich zu informieren. Auf dem Weg zum Aufzug, im Taxi, beim Warten vor der Essensausgabe der Kantine und und und… Es sind genau solche Momente von 1-2 Minuten, die genutzt werden um Kommunikation zu betreiben. Und genau die kann ein Arbeitgeber sinnvoll nutzen um die Interne Kommunikation zu verbessern. Ein Briefing im Intranet ist schön – aber eigentlich sollte ich den Mitarbeitern doch die Keyfacts auf das Handy spielen. Eine neue Arbeitsanweisung ist schön und gut – aber nur dann auch zielführend, wenn sie gelesen wird.
Oder denken Sie an Sicherheitsunterweisungen, Informationen der HR-Abteilung, kurze Personalnews oder die vielen anderen Kommunikationsinhalte.  Müssen wir daraus eine Mail machen oder sie als Download-Datei in einem Intranet verwaisen lassen?
Es sind die vielen kleinen „mobilen Momente“ die dazu dienen, interne Kommunikation zu betreiben. Sie machen einen großen Unterschied in der Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter aus.

 
Kontext & Personalisierung: Bei herkömmlichen Lösungen meist Fehlanzeige

Ein anderes Beispiel: Der „Hyperlink“. Er ist wahrscheinlich der größte Feind aller Innovation am Arbeitsplatz. Statt die Dienste an die Menschen zu bringen, gehen wir den leichtesten Weg. Wir verlinken Lösungen und verstecken damit Dienste und Anwendungen hinter Links im Intranet. Wenn Sie eine voreingestellte Startseite haben, die zu bestimmten Serviceangeboten (z.B. der Personalabteilung) führt, werden Sie feststellen, dass Intranet-Anwendungen massiv sinken.
Das Kernproblem des Intranets ist der Mangel an Kontext und Personalisierung. Politische Kräfte im Unternehmen verteidigen ihr Revier und selbst der kleinste Service bekommt noch einen Link. „In“ ist, wer „drin" ist – in den Personalnews der Firma, im Unternehmensblog oder auf der Startseite des Intranets.
Dabei verliert die Anwendung immer mehr die Funktionalität.

Anders gesagt: Warum braucht es mehr Zeit, um mit dem Urlaubstool einen Tag Abwesenheit zu beantragen, als bei Expedia einen Flug zu buchen?

Auch in Sachen Personalisierung hat mich keine Intranet Lösung, die ich in den letzten zehn Jahren gesehen habe, so wirklich überzeugt. Dabei ist es doch eine Binsenweisheit: So unterschiedlich sind die Bedürfnisse der Mitarbeiter hinsichtlich der Angebote und Dienste von HR- und Personalabteilungen nicht. Ein Umstand, der aber geflissentlich ignoriert wird. Was wäre, wenn wir ein System hätten, in dem Mitarbeiter-Services (HR, 

 

Reisen, Kosten, Anträge) die Menschen direkt erreichen und an die jeweilige Zielgruppe angepasst sind? Das Ziel: Nur die Dienstleistungen, die wirklich wichtig sind, werden angeboten!
Sie können den Mitarbeiter über kritische Updates und Aufgaben informieren, um mehr Zufriedenheit und Verantwortlichkeit zu erreichen. Und Sie lassen solche Informationen weg, die für Mitarbeiter XY keinerlei Mehrwert bieten.
Ein pragmatisches Beispiel: Wenn in einem Unternehmen mit 10 Standorten der Speiseplan der Kantine aller Standorte allen Mitarbeitern angezeigt wird – dann biete ich statistisch jedem Einzelnen neunmal mehr Infos als er braucht. „Datenmüll“ nenne ich so etwas. Im schlimmsten Fall diskutieren die Mitarbeiter der unterschiedlichen Standorte per Email dann noch darüber, warum der Salat in Hamburg mehr kostet als in Bochum… Ein totales Kommunikations-Foul, das in der Konsequenz sogar Arbeitszeit kostet und Effizienz killt. 

Das Intranet war ein großer Meilenstein, aber die Zukunft ist mobil

Zurück zu den Nuller Jahren. Die Ideen für ein Intranet waren mal schick. Alle Daten weisen jetzt aber auf ein Ende der Intranet-Ära hin. Die Zukunft ist mobil.

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Daniel Kraft, CEO & Präsident

Daniel Kraft ist der CEO von Sitrion. Seine Leidenschaft gilt Themen rund um Innovationen am Arbeitsplatz. Insbesondere moderne Methoden der Zusammenarbeit, mobile Arbeitsgestaltung und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben haben es ihm angetan. Er ist durch seine Expertise ein gefragter und engagierter Redner, dessen Anliegen es vor allem ist, alle Mitarbeiter an den Puls eines Unternehmens anbinden zu können und sie somit produktiver zu machen. Kein Wunder also, dass er auch im TED Universum vertreten ist. Daniel hatte bereits verschiedene Führungspositionen in internationalen Technologie-Unternehmen inne und arbeitete in Nordamerika, Europa und Asien. Er ist verheiratet und Vater von fünf Kindern.

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